Dal 13 ottobre scorso, quando il decreto-legge del 14 agosto 2020, n.104 recante misure urgenti per il sostegno e il rilancio dell’economia è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale, il decreto Agosto è diventato legge.
Tra le diverse norme entrate in vigore il 14 ottobre, quindi, anche quella molto importante per la contingenza di questi giorni, che consente la convocazione delle assemblee condominiali in videoconferenza.
In precedenza, già avvenivano assemblee attraverso mezzi telematici, ma la mancanza di normativa su questo argomento destava più di una perplessità rispetto alla loro validità.
Quello che inibiva la pratica delle assemblee on line era la mancanza totale di normativa che destava mille incertezze. L’intervento del legislatore ha voluto, quindi, colmare una lacuna e mettere in condizione questa modalità operativa di essere funzionale e efficace.
La disposizione che prevede l’opzione videoconferenza è l’articolo 63 del d. l. Agosto così come modificato in sede di conversione.
Assemblee on line: l’articolo che le prevede
« L’assemblea, oltre che annualmente in via ordinaria per le deliberazioni indicate dall’art. 1135 del codice, può essere convocata in via straordinaria dall’amministratore quando questi lo ritiene necessario o quando ne è fatta richiesta da almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell’edificio.
Decorsi inutilmente dieci giorni dalla richiesta, i detti condomini possono provvedere direttamente alla convocazione.
In mancanza dell’amministratore, l’assemblea tanto ordinaria quanto straordinaria può essere convocata a iniziativa di ciascun condomino.
L’avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione o, se prevista in modalità videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e l’ora della stessa.
In caso di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto, la deliberazione assembleare è annullabile ai sensi dell’articolo 1137 del codice su istanza dei dissenzienti o assenti perché non ritualmente convocati.
L’assemblea in seconda convocazione non può tenersi nel medesimo giorno solare della prima.
L’amministratore ha facoltà di fissare più riunioni consecutive in modo da assicurare lo svolgimento dell’assemblea in termini brevi, convocando gli aventi diritto con un unico avviso nel quale sono indicate le ulteriori date ed ore di eventuale prosecuzione dell’assemblea validamente costituitasi.
Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso di tutti i condomini, la partecipazione all’assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza In tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal Presidente, è trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione».
Assemblee on line: le procedure
Detto che il concetto di “luogo” ha da intendersi anche nella sua accezione “virtuale” e stabilito che vanno comunicate ai condomini l’ora dell’assemblea e la piattaforma utilizzata, una particolare attenzione va fissata sul consenso di tutti i condomini allo svolgimento dell’assemblea in questa modalità operativa.
In estrema sintesi possiamo trovarci di fronte a due scenari: il primo, assai raro, in cui il regolamento condominiale prevede l’assemblea on line e quindi la convocazione anche in una assemblea on line, ma se come è probabile il regolamento condominiale non ha previsto una simile formula, occorre che vi sia il preventivo benestare di tutti i condomini allo svolgimento in questa modalità prima di poter procedere.
La ragione è che prima ancora di procedere, il che può avvenire con i termini di maggioranza richieste nelle normali assemblee tutti devono essere a conoscenza di questa modalità operativa e allo stesso modo essere in grado di accederci. Inoltre, non può essere occultato il vieo almeno fino a quando le votazioni si sono concluse.
Si può inserire la clausola della possibile opzione dell’assemblea on line nel regolamento condominiale con il voto favorevole della maggioranza dei presenti alla riunione e la metà del valore millesimale dell’edificio.
Nel caso di una possibile impugnativa, le possibili invalidità eccepibili per aver svolto l’assemblea in modalità telematica si possono ricondurre a condizioni di annullabilità e non di nullità; le possibili eccezioni riguarderebbero le difficili condizioni di partecipazione e delle disfunzioni nella corretta informazione ai condomini.
In questo senso, oltre a preoccuparsi preventivamente della disponibilità di supporti adeguati e di linee internet in grado di supportare senza problemi la connessione è opportuno inviare il verbale d’assemblea a mezzo raccomandata /pec a tutti: sia presenti che assenti. In questo modo si copre ogni vizio formale anche da parte di chi fosse presente, ma dovesse lamentare un’eventuale disconnessione della linea proprio prima dell’approvazione del rendiconto.
Assemblee on line: un esempio di convocazione
Anche la convocazione pur mantenendo i suoi elementi tradizionali va variata per lasciare posto alle indicazioni specifiche come, ad esempio, il luogo di convocazione dell’assemblea.
“le comunico che i signori condomini sono convocati in Assemblea Ordinaria di prima convocazione il giorno mercoledì… alle ore… e, mancando il numero legale in seconda convocazione il giorno … alle ore…
Sia in prima che in seconda convocazione l’assemblea verrà svolta in modalità telematiche collegandosi ai seguenti link…
Chiamando il seguente numero urbano… e digitando il seguente codice…
Si consiglia di collegarsi almeno un quato d’ora prima dell’orario fissato in modo da verificare la corretta funzionalità del sistema. Si avvisa che l’assemblea sarà videoregistrata; chi non volesse essere ripreso potrà collegarsi oscurando la modalità video”.
Illustration By Davide Bona
